Toplantılar, özellikle de verimsizlerse çok sıkıcı olabilir. Sizi ilgilendirmeyen konularda saatlerce yöneticinizi dinlemek zaman kaybından başka bir şey değildir. Peki, sıkıcı toplantıları daha verimli hale getirmek için neler yapabilirsiniz?
Araştırmalara göre, toplantılarda hareketi ve yaratıcılığı geliştiren zihinsel aktiviteler dikkat toplamayı arttırıyor. Çalışanların toplantıya dahil edilmesi ve önemli olduklarının hissettirilmesi herkesin daha mutlu olmasını sağlıyor. Toplantılarınızın daha ilginç ve verimli hale gelebilmesi için aşağıdaki yedi ipucunu uygulayın.
Yaratıcılığı teşvik edin
Uzun toplantılar sırasında hepimiz bir şeyler karalarız. Hem zamanın geçmesine yardımcı olur, hem de zihnimize yaratıcı bir mola verdirir. Aslında, karalama yapmak kağıt israfından çok daha fazlasıdır. Yaratıcı düşüncelerin akmasını ve kısa süreli hafıza fonksiyonlarının gelişmesini sağlar.
Şunu deneyin: Toplantıya katılan herkese birkaç sayfa ve birer kalem vererek fikirlerini çizmelerini isteyin. Ne çizdikleri ve ne kadar düzgün olduğu önemli değil — burada amaç güzel resim de değil — çizme eylemi toplantıya odaklanmalarını sağlayarak katkılarını artıracaktır.
Katılımı zorunlu yapın
Parmak kaldırmamış olanları bile tahtaya kaldıran ilkokul öğretmeninizi hatırlıyor musunuz? Doğrusunu yapıyordu. Eğer insanları cevapları düşünmeye zorlarsanız, beyinlerinin sürekli çalışmasını sağlarsınız. Hiçbir şey, bir insanı toplantıda hazırlıksız ve tek başına kalmaktan daha çok rahatsız edemez. Her an kendilerine söz verilebileceğini bilirlerse daha dikkatli olurlar ve sürekli olarak sorularınızın cevaplarını düşünürler.
Şunu deneyin: Bir toplantı sırasında önemli bir noktaya temas ettiğinizde geri bildirim isteyin. Eğer kimse öne çıkmazsa, en sıkılmış görünen kişiden başlayın. “Bu plan hakkında ne düşünüyorsun?” “Sence işe yarar mı?” “Nasıl devam etmeliyiz?”… Yalnızca toplantıya dahil olduklarını hissetmekle kalmayacaklar, aynı zamanda, bazen en iyi fikirleri ortaya çıkarabilen tepkisel, anlık cevaplar vereceklerdir.
Canlı ve çekici görseller dahil edin
Görsel derken kastımız yavan PowerPoint slaytları değil. Numaralardan ve sayfalar dolusu metinlerden oluşan slaytlar herkesi uyutur. Her sunum için temel kural şudur: Gösterin, anlatmayın. Ekrandaki metni herkes gördüğü için onları bir de okumanın anlamı yoktur. İş arkadaşlarınız okuma yazma biliyorlar, değil mi?
Şunu deneyin: Her slaytı beş – altı kelimeyle, yeterince dikkat çekecek kadar sınırlandırın. Slaytların geri kalanını neden bahsettiğinizi örneklendirmek için kullanın. Mesajı iletebilmek için resimler, grafikler, hatta videolar kullanın. İster kavramalarını sağlayacak, ister şok edecek hatta güldürecek olsun, katılımcılardan tepki alabilecek görseller bulun. Kırmızı ve mor gibi canlı renkler kullanın. Standart maviler ve griler fazlasıyla sakinleştiricidir. Bu renkleri kullanmanız ancak herkesi uyutmanızı sağlar.
Beyin fırtınası tekniklerini kullanın
Birbirinin fikrini çürütmeye çalışan kişiler toplantınızı sabote eder. Fikirlerinizin dikkate alınmayacağını düşünürseniz, bunları sunmaktan da kaçınırsınız. Tüm fikirleri yargılamadan ve eleştirmeden masaya yatırın, sonra hangilerinin en iyi olduğunu tartışın. Herkes rahatça katılımda bulunabilmelidir.
Şunu deneyin: Beyin fırtınası yaparken herkese bir konu verin. Bilinç akışları içinde rastgele kelimeler ve ifadeler yazmalarını isteyin. Duraksamadan, çok düşünmeden, yalnızca yazmalılar. Herkesin etrafta dolaşıp en iyi 5-10 kelimelerini veya ifadelerini okumalarını isteyin. Bu şekilde, farklı ve yeni fikirler birbirlerini tetikleyerek bir bütün olarak ortaya çıkacaktır.
Canlandırmak için oyunlar ve oyuncaklar kullanın
Küçük çocuklara zaman geçirmeleri için oyun ve oyuncaklar almamızın bir sebebi vardır. Bunlar beyinlerinin bir kısmını canlandırmaya yardımcı olurlar. Oyunlar problem çözmeye, tümdengelimli akıl yürütmeye ve yaratıcılığın akışına yardımcı olurlar. Saçma görünse bile, bir toplantıya oyun veya oyuncaklar dahil etmek bütün olarak toplantının verimliliğini gerçekten arttırabilir.
Şunu deneyin: Küçük su tabancaları dağıtın ve harika bir fikirle gelen herkes diğer katılımcılardan birini vurmaya hak kazansın. Veya herkesin fikirlerini oyun hamurları kullanarak göstermesini isteyin. Beyin fırtınası oturumunuzu bir Pictionary oyununa da dönüştürebilirsiniz. Kişilerin fikirlerini konuşmadan çizmelerini ve diğerlerinin de tahmin etmelerini isteyin. Herkes oynamak isteyecek ve fikirler yağacaktır.
Kan şekerini yükseltin
Donutlar ve brownie’ler sizin için zararlı olsa da, uzun bir toplantı sırasında küçük miktarlarda alındığında kan şekerinizi yükseltebilir ve beyniniz aktif halde tutabilir. Muz, meşrubat, kek veya şeker gibi bazı basit şekerler sunmak herkesi kendine getirecektir.
Şunu deneyin: Eğer insanların donut yönteminden çekinebileceğini düşünüyorsanız, bir paket küçük şeker getirin ve tartışmaya her katılana bir tane verin. Yalnızca şeker takviyesi yapmış olmakla kalmayacak, aynı zamanda tartışmaya katılmalarını teşvik etmiş ve onaylamış olacaksınız.
Kısa tutun
Çoğu toplantı en fazla bir saat sürmelidir. İnsanları bundan daha uzun bir süre sınırlandırılmış bir alanda kalmaya zorlamak, yalnızca herkesin zihninin durmasına neden olacaktır. Herkesin her toplantıya katılmasına gerek yoktur. Çok uzun süren, ağır toplantıları daha az kişiyle daha küçük ve hızlı toplantılara bölmeyi düşünün.
Şunu deneyin: Herkesin konuya bağlı kalmasını sağlamak size kalmıştır. Önemli noktalara temas edin. Beyin fırtınası oturumlarını 5 ila 10 dakika ile sınırlayın, çünkü en iyi fikirler çoğunlukla bu zaman aralığında gelir. Bir saat dolduğunda her ne olursa olsun toplantıyı bitirin ve başka bir zaman devam etmek üzere plan yapın.
